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Empleos en Administración

Descripción

El departamento de Administración aporta una estructura a todo tipo de organizaciones, desde instituciones financieras, hasta firmas de abogados y hospitales. Es el centro de información, la base de datos y el registro de una empresa; este departamento se encarga de recopilar, conservar y distribuir la información, convirtiéndola en datos medibles, fáciles de encontrar y recuperar. Además, el departamento administrativo controla el presupuesto de la empresa y tiene la última palabra en lo que se refiere a decisiones, elaboración de políticas e implementación de procedimientos.


El área administrativa combina la experiencia de diferentes profesionales de otras especialidades, tales como Recursos Humanos, Contabilidad y Ventas. Todos estos departamentos tienen el mismo objetivo, asegurar el buen funcionamiento de la organización o empresa. Por consiguiente, la mayoría del personal administrativo cumple un papel gerencial o se reportan directamente con los departamentos arriba mencionados.

Labores diarias

Los profesionales en el área de Administración suelen estar divididos en dos grupos: ejecutivos y otros empleados. Aquellas personas en cargos ejecutivos cumplen con las siguientes responsabilidades:


  • Desarrollar, implementar, monitorear y supervisar planes, procedimientos y sistemas tácticos y operativos, cumpliendo con los objetivos estratégicos, procedimientos, presupuestos y fechas límite de la organización o empresa.
  • Reclutar, entrenar, orientar, supervisar y sancionar a empleados administrativos.
  • Asignar tareas y establecer prioridades.
  • Supervisar presupuestos, el mantenimiento de equipos, el desempeño de los empleados y el manejo de eventos.
  • Encargarse de reclamos y quejas con la ayuda del departamento de Recursos Humanos.

Por otro lado, el resto de los empleados administrativos cumplen con las siguientes responsabilidades:


  • Encargarse de los requerimientos internos y externos, remitir llamadas y correos a la persona correspondiente.
  • Proporcionar información a clientes y empleados, responder preguntar y resolver reclamos de manera profesional, discreta y diplomática.
  • Recopilar y clasificar información, archivar y organizar documentos tanto físicos como digitales, además de introducir información y mantener la base de datos.
  • Redactar, revisar y distribuir comunicados escritos, reportes, presentaciones y hojas de cálculo.
  • Agendar citas y reuniones de trabajo, encargarse de los calendarios cuando sea necesario.
  • Supervisar el buen uso del equipo de oficina y mantener el inventario de suministros al día.
  • Planificar y coordinar eventos corporativos, tales como paseos, celebraciones y eventos benéficos.
Habilidades

Todos los profesionales en el área de Administración comparten las mismas capacidades, las cuales incluyen, entre otras, las abajo mencionadas:


  • Ser capaz de manejar varias responsabilidades al mismo y tiempo, priorizando las mismas.
  • Aprender y adaptarse rápidamente a distintas situaciones, afrontando diferentes solicitudes al mismo tiempo.
  • Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, para poder dar instrucciones e información detallada, así como para proporcionar asistencia a empleados y clientes.
  • Poseer una personalidad agradable para poder cultivar y mantener relaciones laborales positivas y duraderas.
  • Demostrar un excelente servicio al cliente, anticipando las necesidades de los clientes y manejando requerimientos de manera proactiva y eficiente.
  • Ser optimista, enérgico y tener la disposición de hacer las cosas bien, motivando a otros y a sí mismos.
  • Ser detallista y minucioso, asegurando que se cumplan las especificaciones.
  • Ser capaz de recopilar, analizar, organizar y presentar información.
  • Ser ingenioso, atento y flexible; ser capaz de identificar y resolver problemas de manera eficaz.
  • Ser independiente, capaz de trabajar sin supervisión, utilizando su iniciativa y sentido común.
  • Demostrar habilidades administrativas y tecnológicas, tener conocimientos básicos para procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
  • Ser honesto y discreto al momento de manejar datos sensibles.

Para poder obtener un cargo ejecutivo en el área administrativa, la persona deberá poseer un buen nivel educativo y adquirir años de experiencia. Un postgrado en Administración y Dirección de Empresas es la opción educativa más popular entre Gerentes de Oficina administrativos y Directores Generales, junto con sus respectivos títulos en Administración o Contabilidad.


La mayoría de los empleos relacionados con el área de Administración son a nivel de principiante y estos empleos suelen requerir el mínimo nivel educativo, es decir, haber terminado el bachillerato. Sin embargo, cada vez más empleadores buscan candidatos que hayan terminado sus licenciaturas, diplomaturas o carreras técnicas en Contabilidad, Administración y Dirección de Empresas, entre otros. Asimismo, cualquier tipo de educación superior será considerada como experiencia y ayudará al candidato al aplicar para posiciones ejecutivas en el futuro.


Casi todas las organizaciones y empresas tienen tareas administrativas que deben cumplirse, por consiguiente, los profesionales en el área administrativa tienen la opción de trabajar en una gran variedad de industrias; sin embargo, es probable que tengan que especializarse en el área en la cual quieran trabajar (Finanzas, Contabilidad, Economía, Operaciones, Planificación de Eventos, Turismo, Hotelería, Derecho, Salud, Ingeniería, Computación, Telecomunicaciones y/o Lenguas Modernas.