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¿Qué hace un
Asistente Administrativo?

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También conocido como: Secretario, Secretario Administrativo, Asistente Personal, Asistente de Finanzas, Asistente de Recursos Humanos, Secretario Técnico, Asistente Administrativo Junior, Auxiliar Administrativo, Asistente Comercial

Descripción

Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen funcionamiento de una oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes correspondientes. En ciertos casos, especialmente al tratarse de compañías pequeñas, los Asistentes Administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas relacionadas con Recursos Humanos, tales como encargarse de la nómina, el reclutamiento y la logística.


La diferencia principal entre un Asistente Administrativo y un Asistente Ejecutivo son sus supervisores. Los segundos son básicamente asistentes personales y se encargan de una sola persona, en cambio, un Asistente Administrativo trabaja para un equipo, departamento u oficina. Además, sus responsabilidades y funciones varían respectivamente; es decir, las tareas de un Asistente Ejecutivo son menos administrativas y más autónomas, solo afectan a una persona; mientras que las de un Asistente Administrativo afectan a todas las operaciones de la empresa u organización.


También es importante mencionar que el término “Secretaria” ha sido lentamente reemplazado por “Asistente” a través de los años, ya que el primero es considerado, actualmente, como un término inadecuado y anticuado.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de un Asistente Administrativo:


  • Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
  • Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes:
  • Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
  • Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
  • Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
  • Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
  • Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
  • Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
  • Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
  • Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.
  • Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
  • Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
  • Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
  • Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:
  • Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
  • Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
  • Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
  • Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.
  • Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
  • Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.
  • Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
  • Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
  • Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
  • Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.
  • Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo:
  • Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
  • Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
  • Realizar reportes de gastos.
  • Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

Labores diarias

  • Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda general.
  • Interactuar con clientes y atender consultas.
  • Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
  • Realizar fotocopias.
  • Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina.
  • Organizar reuniones y encargarse de la logística.
  • Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos.
  • Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.
Salario
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Perfil del candidato
  • Manejo de centralita telefónica:
  • Poseer un discurso claro.
  • Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz.
  • Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:
  • Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados.
  • Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.
  • Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas.
  • Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.
  • Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente:
  • Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
  • Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
  • Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz.
  • Ser capaz de archivar documentos y de mantener el área de trabajo limpia y ordenada en todo momento.
  • Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:
  • Leer e interpretar información efectivamente.
  • Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
  • Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.
  • Detallista y meticuloso:
  • Asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos.
  • Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas.
  • Capacidades administrativas:
  • Procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
  • Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.
  • Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).
  • Honesto, discreto y con altos niveles de integridad:
  • Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.
  • Motivado, decidido, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones.
  • Inventivo e ingenioso, con conocimientos generales de procedimientos, procesos y equipos de oficina.
  • Tener buena presencia.

Los Asistentes Administrativos deben prestar especial atención a la manera en que son percibidos por otras personas, por tanto, es esencial contar con excelentes habilidades de servicio al cliente; además, el candidato perfecto deberá ser educado y protocolario en todo momento, sonriendo y demostrando una actitud positiva y entusiasta. Experiencia previa en manejo de proyectos, ventas y retención de clientes es considerada una gran ventaja para el candidato que aplique para esta posición.


El nivel educativo mínimo para obtener el empleo de Asistente Administrativo es haber terminado los estudios secundarios. Sin embargo, actualmente, cada vez más empleadores suelen preferir candidatos con licenciaturas en Administración y Dirección de Empresas, Contabilidad, entre otros estudios afines, o que sean estudiantes de los últimos ciclos. Poseer este tipo de educación o algo más avanzado (postgrados o masters) es de especial importancia para candidatos que deseen avanzar en sus carreras y convertirse eventualmente en Asistentes Ejecutivos, también conocidos como Secretarios Ejecutivos o Asistentes Personales. Los Asistentes Administrativos pueden decidir especializarse en algún área, trabajando para una firma de Abogados o en un consultorio médico, en estos casos, deberán saber términos especializados y llevar a cabo tareas específicas del área.


La mayoría de los empleos de Asistente Administrativo requieren de 1 a 3 años de experiencia en el área y un dominio del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint); además, dominar un segundo idioma como el inglés o el francés puede resultar muy beneficioso para el candidato que aplique para este empleo.


Los Recepcionistas deben estar dispuestos a trabajar horarios regulares de oficina, estos dependerán exclusivamente de los horarios de atención de cada empresa, organización u oficina. Además, deberá ser capaz de estar de pie o sentado durante un período prolongado de tiempo.

Ofertas de empleo
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