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¿Qué hace un
Recepcionista?

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También conocido como: Empleado de Recepción, Oficinista, Secretaria-Recepcionista, Operador Telefónico, Empleado de Central de Información, Operador de Centralita Telefónica, Telefonista, Recepcionista de Hotel, Ayudante de Recepción, Recepcionista Polivalente, Recepcionista de noche, Recepcionista de llamadas, Recepcionista Administrativo

Descripción

Los Recepcionistas son el primer contacto de los clientes y empleados con la empresa u organización con la que desean contactar o donde trabajan. Su función principal es darle la bienvenida a los visitantes e indicarles a dónde se deben dirigir. También se encargan de responder los requerimientos de clientes y empleados, tanto en persona como por vía telefónica.


En ciertos casos, especialmente en el caso de compañías pequeñas, las tareas de los Recepcionistas tienden a coincidir con las de un Asistente Administrativo, las cuales, a su vez, pueden incluir funciones de Recursos Humanos (Contabilidad y Logística). Estos profesionales suelen ser contratados para trabajar en una variedad de entornos institucionales y comerciales, tanto del sector público como del privado.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de un Recepcionista:


  • Crear un ambiente acogedor, recibiendo, informando y guiando a los visitantes, empleados y proveedores de manera cordial, amigable y profesional:
  • Recibir a los visitantes, determinar la naturaleza u objetivo de su visita y guiarlos a sus destinos correspondientes.
  • Controlar la entrada y salida de visitantes y empleados manejando las listas de acceso del departamento de seguridad, tomando nota de los datos de los visitantes.
  • Entregar pases de seguridad en caso de ser necesario.
  • Reportar cualquier actividad sospechosa a los agentes de seguridad.
  • Hacerse cargo de todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes entrantes y salientes:
  • Atender, monitorear y canalizar llamadas y correos entrantes, además de remitir los requerimientos de una persona al departamento pertinente.
  • Tomar mensajes y remitirlos a la persona correspondiente.
  • Recibir, clasificar y entregar la correspondencia.
  • Coordinar servicios de Courier y mensajería.
  • Responder a solicitudes de información sobre la empresa u organización en persona, por vía telefónica o por correo electrónico:
  • Responder preguntas, resolver problemas o quejas y orientar a los visitantes apropiadamente.
  • Redactar y distribuir memos para informar tanto a clientes como al personal de la empresa.
  • En algunos casos, promover los servicios o productos de la empresa.
  • Llevar un registro manual o computarizado y ocuparse del calendario de citas, de reservas del salón de reuniones, de las listas de contactos, de los pagos recibidos y enviados, de recibos, entre otros.
  • Archivar y organizar documentos (correos electrónicos, facturas, recibos, reportes, entre otros) tanto físico como en formato digital.
  • Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos, entregar recibos y llevar la contabilidad cuando sea necesario.
  • Mantener el área de recepción limpia y ordenada en todo momento:
  • Coordinar el debido mantenimiento del equipo de oficina.
  • Realizar pedidos de materiales de oficina cada vez que sea necesario y mantener un inventario de los mismos.
  • En algunos casos, encargarse de los procesos de apertura y cierre de la oficina.
  • Llevar a cabo tareas de apoyo administrativo, como lo son la revisión de documentos, procesar textos, la gestión del correo, las tareas financieras, el archivado y mantenimiento de registros de pagos, facturas, hojas de cálculo y otros documentos.
  • Cerciorarse de que en todo momento se sigan los procedimientos de seguridad de la empresa u organización.

Labores diarias

  • Recibir a los visitantes, registrarlos y guiarlos hacia las personas o destinos correspondientes.
  • Responder, filtrar y transferir llamadas o tomar mensajes.
  • Ocuparse de las solicitudes de información, respondiendo preguntas o resolviendo problemas, tanto de los visitantes como de los clientes.
  • Realizar reservas, concertar citas y gestionar los calendarios de citas.
  • Recibir pagos y archivar los recibos.
  • Mantener limpia el área de recepción y cerciorarse de que en todo momento se sigan los procedimientos de seguridad de la empresa u organización.
  • Llevar a cabo tareas de apoyo administrativo.
  • Comunicarse con personas de otros departamentos.
Salario
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Perfil del candidato
  • Manejo de centralita telefónica:
  • Poseer un discurso claro.
  • Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz.
  • Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:
  • Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con visitantes, clientes y otros empleados.
  • Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.
  • Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas y de anticipar las necesidades de los clientes.
  • Mantenerse calmado durante situaciones adversas y manejar la situación de manera educada, discreta y efectiva.
  • Organizado y capaz de manejar su tiempo de forma eficiente:
  • Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
  • Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
  • Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz.
  • Ser capaz de archivar documentos y de mantener el área de recepción limpia y ordenada en todo momento.
  • Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:
  • Leer e interpretar información de forma eficaz.
  • Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
  • Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.
  • Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.
  • Detallista y meticuloso:
  • Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas.
  • Capacidades administrativas:
  • Ser capaz de procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
  • Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.
  • Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).
  • Motivado, decidido, responsable y determinado a ofrecer el mejor servicio.
    • Tener buena presencia.

Los Recepcionistas deben prestar especial atención a la manera en que son percibidos por otras personas, por tanto, es esencial contar con excelentes habilidades de servicio al cliente; además, el candidato perfecto deberá ser educado y protocolario en todo momento, sonriendo y demostrando una actitud positiva y entusiasta.


El nivel educativo mínimo para obtener el empleo de Recepcionista es haber terminado el bachillerato. Sin embargo, actualmente, cada vez más empleadores suelen preferir candidatos con licenciaturas en Administración, Comunicación, Relaciones Públicas o carreras afines. Asimismo, destacan aquellos aspirantes con conocimientos avanzados en inglés o francés.


La mayoría de los empleos de Recepcionista requieren de 1 a 3 años de experiencia en el área y un dominio del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint); no obstante, por ser un puesto abierto a principiantes, muchas empresas están abiertas a candidatos sin ningún tipo de experiencia laboral que estén dispuestos a adaptarse y a aprender rápidamente las habilidades y destrezas necesarias para desempeñar la labor de Recepcionista.


Los Recepcionistas deben estar dispuestos a trabajar horarios regulares de oficina, estos dependerán exclusivamente de los horarios de atención de cada empresa, organización u oficina. Además, deberá ser capaz de estar de pie o sentado durante un período prolongado de tiempo.

Ofertas de empleo
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