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¿Qué hace un
Secretario Ejecutivo?

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También conocido como: Asistente Ejecutivo, Asistente Corporativo, Asistente Personal, Secretario de Comité, Asistente de Manager

Descripción

Los Secretarios Ejecutivos son la mano derecha de políticos y ejecutivos de cualquier tipo de empresa, ya que les proporcionan apoyo directo, gestionan sus agendas y se encargan de sus citas. Además, planifican, organizan, coordinan y controlan todas las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos.


A diferencia de un Asistente Administrativo, los Secretarios Ejecutivos ofrecen asesoramiento y orientación profesional, además de llevar a cabo sus tareas administrativas. También pueden actuar como representantes del ejecutivo para el cual trabajan al actuar en su nombre frente a terceros u otras organizaciones y coordinando las actividades de relaciones públicas cuando sea necesario.


Debemos recalcar que el término “Secretaria” ha sido lentamente reemplazado por “Asistente” a través de los años, ya que el primero es considerado, actualmente, como un término inadecuado y anticuado, a pesar de que sigue siendo utilizado para ciertas posiciones.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de un Secretario Ejecutivo:


  • Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz:
  • Responder requerimientos, preparar los documentos necesarios y realizar el seguimiento correspondiente.
  • Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de los ejecutivos para discutir cualquier problema y ofrecer recomendaciones o soluciones.
  • Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes:
  • Monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes.
  • Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
  • Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
  • Actualizar y mantener las listas de contacto existentes.
  • Redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculos:
  • Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
  • Entregar reseñas y reportes a ejecutivos, comités y juntas directivas.
  • Gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de los eventos:
  • Asegurar que todos los proyectos y tareas sean llevados a cabo a tiempo.
  • Reservar salones de conferencia u otros locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento.
  • Gestionar las agendas de reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
  • Tomar notas durante las reuniones de trabajo, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
  • Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos.
  • Archivar y organizar documentos tanto físicos como digitales, tales como correos electrónicos, reportes y otros documentos administrativos:
  • Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
  • Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
  • Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
  • Internalizar y estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.
  • Gestionar y realizar reportes de gastos:
  • Llevar a cabo tareas contables cuando sea requerido, tales como llevar la contabilidad y la facturación.

Labores diarias

  • Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes.
  • Gestionar la agenda del ejecutivo, pautando citas tanto personales como profesionales.
  • Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y clientes u organizaciones.
  • Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
  • Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos.
Salario
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Perfil del candidato
  • Organizado y capaz de manejar su tiempo de forma eficaz:
  • Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
  • Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
  • Manejo de centralita telefónica:
  • Poseer un discurso claro.
  • Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz.
  • Altos niveles de iniciativa, flexibilidad y receptividad:
  • Ser capaz de adaptarse a distintas situaciones de manera eficaz.
  • Detallista y meticuloso.
  • Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:
  • Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como verbal, para cultivar y mantener buenas relaciones profesionales con terceros, clientes y otros empleados.
  • Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.
  • Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.
  • Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:
  • Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
  • Capacidades administrativas:
  • Ser capaz de procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
  • Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.
  • Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).
  • Honesto, discreto y con altos niveles de integridad:
  • Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.
  • Inventivo e ingenioso, puntual y confiable.
  • Tener buena presencia.

Los Secretarios Ejecutivos deben prestar especial atención a la manera en que son percibidos por otras personas, por tanto, es esencial contar con excelentes habilidades de servicio al cliente; además, el candidato perfecto deberá ser educado y protocolario en todo momento, sonriendo y demostrando una actitud positiva y entusiasta.


El nivel educativo mínimo para obtener el empleo de Secretario Ejecutivo es haber terminado la secundaria, pero algunas ofertas laborales buscan candidatos que hayan tomado el Ciclo Formativo de Grado Superior (CFGS) en Secretariado de Dirección, Administración o similar. Asimismo, actualmente, cada vez más empleadores suelen preferir candidatos con licenciaturas en Administración y Dirección de Empresas, Comunicación, Contabilidad o carreras afines.


La mayoría de los empleos de Asistente Ejecutivo requieren de 3 a 5 años de experiencia en el área, especialmente como Asistente Administrativo, y un dominio del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint); además, dominar un segundo idioma como el inglés o el francés puede resultar muy beneficioso para el candidato que aplique para este empleo.


Los Asistentes Ejecutivos deben estar dispuestos a trabajar horarios irregulares y a salirse de su descripción de trabajo, ya que probablemente se les requerirá cumplir con otras tareas y trabajar horas extra. Además, deberán estar disponibles en todo momento, es decir, su horario laboral dependerá totalmente del ejecutivo para el cual trabajen y puede variar de una empresa a otra.

Ofertas de empleo
Actualmente, existen "4" ofertas de empleo para Secretario Ejecutivo en neuvoo.es. Aquí podrás encontrar una lista de ofertas disponibles, basada en las áreas metropolitanas de España con mayor población.