Coordinadora(a) de Eventos
Fairmont Hotels & Resorts
Fairmont Rey Juan Carlos 1, Barcelona, Spain
hace 16 días

Descripción del hotel :

Ubicado en 25,000 metros cuadrados de impresionantes jardines del siglo XIX, con vistas panorámicas de la ciudad, este hotel de lujo con 432 elegantes habitaciones y suites, ofrece un lugar tranquilo en la segunda ciudad más importante en España.

Con una localización prestigiosa en la conocida Avenida Diagonal y excelente comunicación, el Fairmont Rey Juan Carlos I es excepcional tanto para los negocios como para una experiencia memorable explorando Barcelona y Cataluña.

Responsabilidades :

Reportando al Director de Catering, y Eventos, las responsabilidades y funciones esenciales incluyen pero no estan limitadas a las siguientes :

  • Revisará el expediente dado por ventas, confirmando el forecast del evento a la hora de su entrega e introduciéndolo en el documento de forecast.
  • Contactará al cliente una vez ha sido presentado por el gerente de ventas
  • Estudiará el expediente y se asegura de que el contrato concuerda con el Sistema operativo (Reserva de salas, horarios de reuniones, precio de los menús, etc)
  • Gestionará los espacios de sus eventos.
  • Resolverá problemas o sugerirá alternativas a los acuerdos anteriores si fuera necesario.
  • Identificará los retos operativos asociados a su grupo y trabajará con los departamentos operativos y con el cliente para resolver posibles desafíos proponiendo soluciones alternativas.
  • Trabajará con el departamento de alimentos y bebidas con el fin de maximizar la rentabilidad.
  • Coordinará todos los requisitos de F&B con el cliente, proponiendo opciones que aumenten el revenue del grupo.
  • Coordinará los montajes con el cliente, asegurando que cumplen con las normas de prevención y seguridad del centro.
  • Será creativo con el fin de maximizar la satisfacción del cliente y obtener buenos resultados.
  • Liderará la fase previa y posterior del evento.
  • Se asegurará de que todos los departamentos operativos comprenden las expectativas de los clientes.
  • Preparará las órdenes de servicio y grupo resumen acorde a las peticiones de los clientes y los estándares de la compañía.
  • Trabajará como intermediario entre los proveedores, el hotel y el cliente.
  • Realizará seguimiento de que los depósitos de los grupos se realizan a tiempo, asegurándose de enviar a sus grupos las facturas pro formas correspondientes antes de que los depósitos hayan vencido.
  • Se asegurará de la precisión de la facturación y llevará a cabo una revisión de la factura final con los clientes antes de procesarla.
  • Organizará y coordinará las pruebas de menu
  • Gestionará el cupo de alojamiento y trabajará de forma eficiente con el departamento de reservas.

  • Revisará que los bloqueos de habitaciones son correctos y que las tarifas están bien introducidas en sistema, siguiendo lo acordado en contrato.
  • Comprobará que los paquetes están bien introducidos en Opera.
  • Hará seguimiento de las fechas de release y realizará los releases en la fecha marcada en contrato.
  • Informar al cliente de los penaltys de alojamiento a aplicar.
  • En casos de aumento de cupos de alojamiento, preparación de addendum.
  • Maximizará la venta de productos y servicios en todas las fases del evento llegando a superar los objetivos marcados.
  • Confirmará con el cliente la posibilidad de eventos offsite y pondrá al cliente en contacto con el departamento de catering.
  • Participará en las visitas de inspección
  • Actuará como enlace entre la persona de ventas y el cliente durante todas las fases del evento.
  • Gestionará la rentabilidad y los ingresos asociados con los eventos.
  • Realizará el forecast de los ingresos de sus eventos (Alquiler de sala, catering y otros ingresos) y lo mantendrá actualizado semanalmente de acuerdo con los cambios realizados por los clientes.
  • Gestionará el presupuesto de los clientes con el fin de maximizar los ingresos del hotel y alcanzar las necesidades de los clientes.
  • Interactuará con los clientes para obtener información sobre los niveles de calidad de los productos y servicios.
  • Manejará los problemas y las quejas de los clientes.
  • Animará a los compañeros a ofrecer un excelente servicio a los clientes.
  • Estará presente en las diferentes fases del evento para asegurar que el meeting planner está satisfecho.
  • Realizará seguimiento con los cliente después del evento
  • Dará la bienvenida al cliente y lo presentará al Conference Concierge para que este se encargue de hacer seguimiento de todos los detalles del evento.
  • Se esforzará por mejorar el servicio.
  • Establecerá relaciones positivas con los clientes.
  • Se comunicará de forma oral y escrita con el clientepara tratar todos los temas del evento
  • Requisitos :

  • Grado y / o título en Turismo y Hotelería y / o mínimo un año de experiencia como representante de ventas o en el sector equivalente.
  • Dominar el inglés y español (oral y escrito).
  • Un tercer idioma sera valorable.

  • Habilidades comunicativas (oral y escrita).
  • Trabajo en equipo.
  • Habilidades comerciales.
  • Conocimiento de Conference & Catering.
  • Debe poseer conocimientos informáticos, incluyendo Microsoft Word, Excel.También poseer buen conocimiento del programa de Opera Sales & Catering & PMS systems en relación para verificar disponibilidad de habitaciones y salones.
  • Conocimientos del entorno competitivo.
  • Capacidad para trabajar bajo presión y hacer frente a un gran volumen de llamadas entrantes, el tipo de correspondencia como contratos y propuestas.
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